归国报销手续办理

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归国报销手续办理

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外事工作服务系统：ims.nuaa.edu.cn

请下载：《回访表》

◆ 国内差旅报销：由于此次出访而产生的国内火车票、住宿等费用，需在国内差旅报销中预约报销，但报销材料须与国际差旅报销材料一同投递财务处进行报销

◆ 学生报销：若此次出访随行的学生也需报销，请与出访教职工分开预约国际差旅报销费，学生的报销材料由学生处/研究生院审批

◆ 审批材料：

① 国际差旅报销单、借款单（如有）等

② 出国（境）审批表 & 任务批件（出入境服务中心提供复印件）

③ 《特殊情况说明表》（如需）

④ 证照首页、签证页（如有）和中国海关出入境章页面复印件

⑤ 《公务支出个人垫付情况说明》（如需）

◆ 国际差旅费：

⑥ 航空运输电子客票行程单或者机票发票&行程单

⑦ 登机牌

◆ 住宿费

⑧ 酒店原始发票或者住宿发票&住宿订单

⑨ 支付截图（如有）

◆ 城市间交通费

⑩ 交通费订单或者票根

⑪ 支付截图（如有）

◆ 其他费用：

⑫ 护签费发票或者签证费确认单

⑬ 会议注册费发票或者会议注册费回执

⑭ 保险费发票&保险单

⑮ 其他费用相关发票

⑯ 支付截图（如有）

1. 国际差旅报销费：既出境口岸至入境口岸旅费

◆ 行程检查：出入境城市、中转地以及行程是否与批件和日程表一致，若不一致，须在《特殊情况说明表》中写明情况

◆ 乘坐非国航：若有乘坐非国（境）内航空公司航班，须在《特殊情况说明表》中写明情况

◆ 翻译票据：行程单和登机牌中关键信息需翻译成中文，例：10.1 上海 — 巴黎

◆ 登机牌丢失：须在相关票据上写明情况，本人签名确认及经费负责人签批，若有同行人可证明，须同行人在说明上签名确认

2. 住宿费：

◆ 行程检查：住宿城市是否与批件和日程表一致，若不一致，须在《特殊情况说明表》中写明情况

◆ 经费标准：请查看各个城市的经费标准（国合处官网 - 出国出境页面中可查询）

若超出标准，按照标准来进行报销，并需在相应票据中写明：超出标准按标准报销

若酒店费用超出经费标准，但此酒店为会务组委会推荐酒店，须行前提交说明写明情况及提交相应证明（会务组推荐酒店证明），由国合处和财务处签批后方可报销

◆ 餐费：若住宿费中包含餐费，须剔除相应餐费或者在当日伙食费补贴中扣除，其中早餐费占餐标的20%，中晚饭各占餐标的40%

◆ 票据翻译：酒店原始发票中关键信息需翻译成中文，例：10.1-10.5 法国巴黎2人五晚住宿费

3. 伙食费：请检查住宿费中是否重复报销餐费

4. 公杂费：包括城市内的交通、邮电、办公用品、必要的消费等

请检查是否重复报销公杂费

5. 城市间交通费：为完成工作任务所必须发生的，城市间的火车、机票、大巴等费用

◆ 行程检查：前往的城市和前往的时间是否与批件和日程表一致，若不一致，须在《特殊情况说明表》中写明情况

◆ 票据翻译：票据中关键信息须翻译成中文，例：10.1 巴黎 — 里昂火车票

◆ 租车：若城市间无公共交通方式等必要情况下，可以选用租车方式，但须在《特殊情况说明表》中写明情况

6. 其他费用：包含护签费、会议注册费、保险费等

◆ 翻译票据：票据中关键信息需翻译成中文，例：会议注册费

7. 特殊情况说明表：特殊情况包括乘坐非国内航空公司航班、城市间交通需租车、更改/取消行程、因公出访改为线上形式

◆ 说明需要在行前提交国合处

◆ 说明须本人签名确认，单位领导签批同意并盖单位行政公章

◆ 行程闭环：若行程中有其他个人或单位提供行程中必要的差旅费用，须在提交行程闭环情况说明，写明情况并提供相应证明，由本人签名确认，及经费负责人签批

◆ 单张票据多人报销：票据中若涵盖多人费用单只报销个人或部分，可复印单据并在单据中注明情况，例：2人法国护签费，报销其中1/2的费用

◆ 支付截图（如有）：若为折算成人民币截图，财务报销单中可直接用此人民币价格来报销

◆ 借款：若报销前有借款的情况，须附上相应借款单回执，票据须包含对公单位税务发票和相应订单

◆ 感光纸票据：所有感光纸票据需复印一份，由于感光纸票据的内容会随时间逐渐消失