外事工作服务系统：ims.nuaa.edu.cn

请下载：《回访记录表》

    ◆ 审批材料：

       ① 国际差旅报销单、借款单（如有）、转账支票等

       ② 审批表、任务批件（出入境服务中心提供）

       ③ 《特殊情况说明表》（如需）

       ④ 证照首页、签证页（如有）、中国海关出入境章页面复印件

       ⑤ 《因公临时出国（境）团组执行中央八项规定及其实施细则精神报告表 - 实际日程》

    ◆ 国际差旅费：

       ⑥ 航空运输电子客票行程单 / 机票发票 + 行程单

       ⑦ 登机牌

    ◆ 住宿费

       ⑧ 酒店原始发票 / 住宿发票 + 住宿订单

    ◆ 城市间交通费

       ⑨ 交通费订单 / 票根

    ◆ 其他费用：

       ⑩ 护签费发票 / 签证费确认单

       ⑪ 会议注册费发票 + 会议注册费回执 + 邀请函

       ⑫ 保险费发票 + 保险单

         ⑬ 其他费用相关发票

  1. 国际差旅报销费（中国出境口岸 → 中国入境口岸旅费）

      ◆ 行程一致性：出入境城市、中转地需与批件和日程表一致，若不一致需填《特殊情况说明表》

      ◆ 非境内航司：乘坐非国（境）内航空公司航班，需在《特殊情况说明表》中注明原因

      ◆ 票据翻译：行程单、登机牌关键信息需翻译成中文（例：10.1 上海 — 巴黎）

      ◆ 登机牌丢失：需在票据上注明“登机牌丢失”，本人签名+经费负责人签批，有同行人可证明，需同行人签字

  2. 住宿费

      ◆ 行程一致性：住宿城市需与批件、日程表一致，不一致需填《特殊情况说明表》

      ◆ 经费标准：可登录“国合处官网 — 出国出境页面”查询对应城市标准

        ◇ 超标准：按标准报销，需在票据注明“超出标准按标准报销”

        ◇ 会务推荐酒店超标准：需行前提交《情况说明》+会务组推荐证明，经由国合处、财务处签批后方可报销

      ◆ 餐费剔除：若住宿费含餐费，需剔除对应金额（早餐费占餐标20%，中/晚餐各占40%），或在当日伙食费补贴中扣除

      ◆ 票据翻译：酒店发票关键信息需翻译成中文（例：10.1-10.5 法国巴黎2人五晚住宿费）

  3. 伙食费：是否与住宿费中的餐费重复报销，需确保二者不叠加

  4. 公杂费（城市内的交通、邮电、办公用品等）：是否存在重复报销（如已报销城市内交通费，不可再报公杂费中的交通部分）

  5. 城市间交通费

      ◆ 行程一致性：前往城市、时间需与批件、日程表一致，不一致需填《特殊情况说明表》

      ◆ 票据翻译：关键信息译成中文（例：10.1 巴黎 — 里昂 火车票）

      ◆ 租车情况：仅在无公共交通时可租车，需在《特殊情况说明表》注明必要性

  6. 其他费用（护签费、会议注册费、保险费等）：关键信息需译成中文（例：会议注册费）

  7. 《特殊情况说明表》补充要求

      ◆ 适用场景：乘坐非境内航司、城市间交通租车、更改/取消行程、因公出访改线上

      ◆ 提交时间：所有特殊情况需行前提交国合处，无不可抗力情况不可事后补提

      ◆ 签批要求：需本人签字，单位领导签批同意，并盖单位行政公章

  8.《因公临时出国（境）团组执行中央八项规定及其实施细则精神报告表 - 实际日程》补充要求

      ◆ 每团一份，可通过外事工作服务系统，在 “报表信息” 栏目中进行下载操作

      ◆ 若实际日程与申报日程存在差异，下载后需先编辑修改行程信息，确保其与实际情况一致后打印并签字

    ◆ 国内差旅报销：因本次出访产生的国内火车票、住宿等，需单独预约“国内差旅报销”，但所有国内差旅报销材料需与国际差旅报销材料一同投递财务处，不可分开提交

    ◆ 学生报销：随行的学生需报销时，需与教职工分开预约国际差旅报销费，学生的报销材料需经学生处/研究生院审批后，再按流程提交

    ◆ 行程闭环说明：若行程中部分差旅费用由其他个人或单位承担，需提交《行程闭环情况说明》，注明费用承担方并提供证明材料，本人及经费负责人签字确认

   ◆ 多人共用票据：若单张票据包含多人费（如2人护签费），仅报销个人部分时，需复印票据并注明“XX人共用，报销本人1/X费用”，确保金额清晰

   ◆ 支付截图与借款：

     ◇ 支付截图若已折算成人民币，可直接按截图金额报销

     ◇ 报销前有借款的，需附上借款单回执，且票据需包含对公税务发票和对应订单