各单位：

  为进一步简化工作流程，提高工作效率，提升管理服务水平，学校将于2023年4月20日起正式启用新版教职工因公涉外活动管理系统，现将有关事项通知如下：

  一、管理系统使用对象

  因公赴国（境）外执行公务，如参加国际学术会议、学术交流、合作研究、讲学、培训学习、合作访问等活动的教职工。（出访时间≤90天）

  二、因公涉外活动办理流程

  网上申请→线上审批→纸质材料提交→护照办理（因公信息采集）→签证办理→回国手续办理（报销、总结、回访）

  三、管理系统使用须知

  1.申请入口：外事工作服务系统（http://ims.nuaa.edu.cn）

  选择“出入境管理事务”→“教职工因公涉外活动管理”→ “出访团组申请”→“出国/赴港澳/赴台湾申请”

  2.申请时间：至少提前2个月提交申请，赴港澳参加学术会议的团组须提前3个月提交申请（注：部分国家签证审查时间大于一个月）

  3.申请准备：

 （1）邀请信

  写明出访目的、出访时间、被邀请人的姓名和职务等信息、邀请人电子签名或会议组委会签章

 （2）日程信息：住宿城市、出访路线、活动安排

 （3）航班信息：离境城市、是否需要中转、入境城市

 （4）人员备案信息：家庭成员的姓名、年龄、政治面貌、工作单位、职务及居住地等

 （5）经费预算信息：经费来源、项目编号、项目名称、经费负责人

  4.申请者应按要求填写信息，并保证其真实性和准确性。

  5.申请提交后，系统将通过短信形式在重要节点通知申请者办理情况，申请人也可以在系统内查询并跟进办理进度，及时下载打印纸质材料并提交。

  四、办公地点及联系方式

  出入境服务中心：明故宫综合楼423办公室 

  审核及材料收取：申雅梅 84892260

  任务批件办理：董峰 84890762

  证照及签证办理：程虹 84893717（亚洲国家及地区）

            洪滔 84891310（非亚洲国家及地区）

  邮箱：abc@nuaa.edu.cn

教职工出国境办理指南-申请阶段.docx

国际合作处

2023年4月21日